Quanto tempo ci vuole per recuperare la concentrazione dopo un’interruzione? 5 minuti? 10 minuti?
Le ricerche sulla scienza delle interruzioni ci mostrano che il tempo necessario è molto più lungo di quanto immaginiamo. Studi sull’ambiente lavorativo hanno dimostrato che dopo ogni interruzione il cervello necessita di un tempo considerevole per tornare al livello di concentrazione precedente.
Pensateci!
Ogni volta che controllate una notifica, rispondete a un messaggio, vi lasciate distrarre solo un attimo, state pagando un prezzo cognitivo molto alto.
In una giornata lavorativa media quante volte vi interrompete? 10? 20? 50 volte?
La diminuzione della capacità di concentrazione nella attuale epoca
Oggi vi mostrerò come applicare delle tecniche per trasformare il modo di lavorare e recuperare il controllo della vostra concentrazione.
La nostra capacità di attenzione si è drasticamente ridotta negli ultimi vent’anni. Le ricerche mostrano che la concentrazione media su un singolo schermo è passata, da oltre due minuti nel 2004, a meno di un minuto negli anni più recenti. Non è una questione di forza di volontà, è il risultato di un ambiente progettato per distrarci.
Quali sono le fonti principali di distrazione?
Le interruzioni tecnologiche, quali notifiche, e-mail, messaggi.
L’ambiente di lavoro, come colleghi che entrano nella nostra stanza mentre stiamo svolgendo compiti delicati, rumori, ambienti di lavoro open space.
Distrazioni interne, come pensieri vaganti, preoccupazioni.
Ma il vero problema non è solo il tempo perso.
La Professoressa Gloria Mark dell’Università della California ha dimostrato, attraverso decenni di ricerca, che le conseguenze sono molto più profonde e subdole. Come spiega nel suo studio “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”, le persone compensano le interruzioni lavorando più velocemente, ma questo ha un prezzo: maggiore stress, frustrazione, pressione temporale e sforzo.
Pensateci, sembrate produttivi, sembrate veloci, ma state pagando un prezzo invisibile.
Lo stress aumenta, con rilascio di cortisolo, la qualità del lavoro si riduce, gli errori si moltiplicano per la mancanza di un focus efficacemente definito.
Il problema è che questo costo è nascosto. Non lo vedete subito, ma lo pagate ogni giorno.
I limiti del comune modo di pensare e il loro superamento tramite il pensiero parallelo
Prima di individuare il ruolo e l’efficacia che hanno le tecniche elaborate dal Professor Edward de Bono nell’aumentare la concentrazione e nel ridurre l’impatto delle distrazioni nell’espletamento delle attività lavorative, è importante ricordare i tre limiti del comune modo di pensare, individuati dal Professor de Bono.
Il primo limite è costituito dalla circostanza che il nostro modo di pensare, il modo di pensare comunemente praticato, risale a oltre 2400 anni fa ed è basato sul cosiddetto adversarial thinking, in cui ogni pensatore ha come unica finalità quella di fare prevalere la propria tesi preconfezionata su quella degli altri pensatori, degli altri interlocutori, mirando esclusivamente a fare prevalere la propria tesi.
La seconda caratteristica del comune modo di pensare è costituita dalla circostanza che viene data prevalenza all’attività di processing, di elaborazione dei dati, rispetto alla preliminare e fondamentale attività di perception, di acquisizione dei dati e delle informazioni e della loro verifica.
Il terzo limite è costituito dalla circostanza che il nostro cervello di default opera secondo schemi o modelli, che limitano notevolmente la capacità del cervello di generare nuove idee.
La tecnica dei Sei cappelli per pensare, denominata anche tecnica del pensiero parallelo, consente di superare i tre limiti del comune modo di pensare.
Per quanto concerne il venir meno, l’attenuarsi, della concentrazione nell’espletamento delle attività lavorative, è molto importante il secondo limite del comune modo di pensare, che è quello che dà prevalenza all’attività di processing rispetto all’attività di perception.
La diminuzione della concentrazione, dell’attenzione, infatti, ha un impatto molto più alto in relazione all’attività di perception che rispetto all’attività di processing.
Con il pensiero parallelo o tecnica dei Sei cappelli per pensare, tecnica da me approfondita in altri video, vengono usate le sei frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello, metaforicamente rappresentate dai Sei cappelli per pensare, quali strumenti per potenziare, indirizzare l’attenzione, in quanto appunto le frequenze di pensiero sono, per il Professor de Bono, delle attention directing frameworks, ossia delle strutture per indirizzare, potenziare l’attenzione.
Il programma CoRT
Per comprendere adeguatamente il ruolo che esercitano queste attention directing frameworks, è importante fare un breve cenno al progetto CoRT.
Che cos’è il progetto CoRT? Il progetto CoRT è un programma educativo sviluppato dal Professor Edward de Bono negli anni ‘70, progettato per insegnare esplicitamente le abilità di pensiero agli studenti.
Il nome deriva dal Cognitive Research Trust, l’organizzazione che il Professor de Bono fondò per sviluppare e diffondere questi strumenti.
Il programma CoRT è uno dei programmi maggiormente utilizzati a livello internazionale per l’insegnamento delle attività di pensiero.
Il Professor de Bono aveva notato che richiamare l’attenzione degli studenti con frasi del tipo “pensate”, “prestate attenzione”, “state attenti”, era perfettamente inutile e produceva risultati molto modesti.
Con il progetto CoRT vengono previste delle attention directing frameworks, che precedono i futuri Sei cappelli per pensare, e di cui ne costituiscono i precursori, che hanno una grande efficacia nell’aumentare la concentrazione degli studenti in particolare e di chi li impiega in generale, evitando gli effetti negativi di possibili fonti di distrazione.
In che cosa consistono queste attention directing frameworks?
Vi formulo due esempi tratti dagli strumenti previsti nel progetto CoRT.
Un primo strumento è il cosiddetto “CAF”, che sta per Consider All Factors, considerate tutti i fattori, e l’altro è il cosiddetto “FIP”, che sta per First Important Priorities, definite le priorità, chiedendovi quali sono le cose più importanti.
Questi due strumenti hanno, il primo la funzione appunto di indurre a considerare tutti i fattori di una determinata situazione, e, quindi, anticipano la funzione che svolge attualmente, nella tecnica dei Sei cappelli per pensare, il cappello bianco.
Il secondo strumento per aumentare l’attenzione fa riferimento alla valutazione delle priorità, e in questo modo anticipa una parte delle funzioni che svolge il cappello blu, che è quello che organizza il processo di pensiero e che, definendo, ridefinendo e raffinando il focus, effettua anche delle valutazioni in ordine di priorità, appunto in questa attività di ridefinizione e raffinamento del focus.
Quando c’è poco tempo per valutare le priorità, in una sequenza di cappelli ci aiuta anche il cappello rosso, per cui l’FIP è correlato fondamentalmente al cappello blu, ma anche al cappello rosso.
Recentemente la tematica dei tool del progetto CoRT è stata rielaborata in una seconda opera del Professor Edward de Bono, scritta insieme al Dr. Caspar de Bono, intitolata “Thinking Lessons: Points of View – Teacher’s Guide”, disponibile sul sito web di Amazon.it e sugli altri siti di Amazon in tutto il mondo.
La tecnica dei Sei cappelli per pensare o del pensiero parallelo e il suo ruolo nel favorire la concentrazione
Successivamente al progetto CoRT, il Professor Edward de Bono ha elaborato la tecnica dei Sei cappelli per pensare o del pensiero parallelo, in cui i cappelli, le sei frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello, costituiscono delle attention directing frameworks, delle strutture per indirizzare, per potenziare l’attenzione, e pertanto questa tecnica ha una formidabile efficacia nel ridurre la deconcentrazione, le distrazioni, nell’espletamento delle attività lavorative.
Il Professor Edward de Bono ha evidenziato come i Sei cappelli per pensare possono, col tempo, assumere la funzione di segnali condizionanti, che, innescando un processo chimico nel cervello, influenzano il nostro pensiero, consentendoci di evitare di oscillare tra ragione ed emozione, ad esempio, con riferimento al cappello rosso, ma anche di evitare di utilizzare contemporaneamente due o più delle frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello.
Pertanto, una volta allenati alla tecnica dei Sei cappelli per pensare, il segnale condizionante del cappello blu, che è l’organizzatore del processo di pensiero, e che, tra l’altro, stabilisce, definisce, ridefinisce e raffina il focus, e che è presente all’inizio e alla fine di ogni sequenza di pensiero, ci eviterà di deviare, di discostarci, dalla sequenza di cappelli che stiamo praticando, azzerando, in tale modo, il potenziale rischio di distrazioni, che diminuiscono, fino ad annullarla, la nostra concentrazione.
Praticando la tecnica dei Sei cappelli per pensare, il passaggio da un cappello a un altro cappello ci consente di evitare rischi di deconcentrazione, e, in tale modo, il nostro cervello, ad ogni impiego delle frequenze di cui è capace, si stabilizzerà nella condizione corrispondente alla frequenza, e, pertanto, tale tecnica consentirà la massima efficacia del processo di pensiero, evitando che le frequenze di cui è capace vadano tra loro in conflitto.
Nella tecnica dei Sei cappelli per pensare o del pensiero parallelo ha un ruolo determinante il cappello blu.
Ricordiamo ora quali sono le tre discipline del cappello blu.
Il focus: il cappello blu decide cosa volete pensare.
La tecnica: il cappello blu sceglie il cappello corretto o la corretta sequenza di cappelli o il corretto tool del pensiero laterale da utilizzare.
Il tempo: il cappello blu pone limiti temporali e lavora al loro interno.
Il cappello blu svolge pertanto un ruolo determinante nell’aumentare la concentrazione nell’espletamento delle attività lavorative, evitando le varie forme di distrazione, sia nell’uso di gruppo dei Sei cappelli per pensare, sia nell’uso individuale.
Nell’uso di gruppo lo fa richiamando i vari partecipanti al processo di pensiero alla osservanza delle tre discipline, quindi del focus, della tecnica e del tempo.
In particolare, con riferimento alla tecnica, chi indossa il cappello blu aiuta i partecipanti al processo di pensiero nella transizione da un cappello a un altro cappello. Non sono ammesse distrazioni, in quanto, chi dirige il processo di pensiero non consente ai partecipanti di distrarsi quando passano da un cappello a un altro cappello nella sequenza di cappelli durante la sessione di pensiero. Chi indossa il cappello blu invita tutti i partecipanti a partecipare attivamente al processo di pensiero.
Questo controllo del cappello blu avviene anche nel caso di uso individuale dei Sei cappelli per pensare, in cui il soggetto che usa individualmente i cappelli, il pensatore, indossa anch’egli il cappello blu ed anche in questo caso, con riferimento alle tre discipline del cappello blu, focus, tecnica, tempo, sarà portato a prestare somma attenzione al focus, sarà portato a rispettare i tempi fissati per la sequenza di cappelli, e sarà portato, in base alla tecnica, a evitare perdite di tempo nella transizione da un cappello all’altro.
Nella tecnica dei Sei cappelli per pensare o del pensiero parallelo non c’è spazio alcuno per distrazioni o per diminuzioni della concentrazione nella sequenza di cappelli che viene appunto praticata e utilizzata.
Pertanto la tecnica dei Sei cappelli per pensare costituisce il naturale antidoto ai rischi di deconcentrazione derivanti dalle varie distrazioni da cui siamo circondati nell’attuale epoca storica, alla confusione mentale che uccide la concentrazione.
L’impiego della tecnica del pensiero laterale e del pensiero strategico per favorire la concentrazione
Un breve cenno alle altre tecniche di pensiero da me insegnate, il pensiero laterale e il pensiero strategico.
Entrambe danno grande importanza al focus e alla sua ridefinizione e raffinamento, attività che non consentono la minima distrazione, in quanto appunto siamo impegnati nell’impiego dei vari tool previsti da tali tecniche. Quindi anche tali tecniche sono un formidabile strumento per evitare ogni rischio di deconcentrazione nelle nostre attività lavorative.
La generazione di nuove idee per favorire la concentrazione mediante la tecnica del pensiero laterale
È anche possibile utilizzare la tecnica del pensiero laterale per generare nuove idee che ci consentono di ridurre gli spazi possibili per le distrazioni con le conseguenze negative in ordine alla concentrazione nelle nostre attività lavorative.
Nel video che trovate in alto vedrete una dimostrazione pratica di utilizzo della Random Entry, il cui funzionamento abbiamo illustrato in un precedente video, per generare nuove idee per eliminare il rischio di distrazioni, partendo da un purpose focus “come aumentare la concentrazione mentre si lavora, evitando le distrazioni”.
Mentre per il funzionamento del tool rinviamo al video che trovate in alto, riassumiamo di seguito le idee generate mediante l’impiego di tale tool:
- Disegniamo un cerchio, e, all’interno del cerchio, collochiamo le varie fonti di distrazione, e, in base all’ampiezza e all’intensità che noi attribuiamo a queste distrazioni, avremo un quadro completo per individuare su quali distrazioni intervenire per non turbare, mediante appunto le distrazioni, la nostra attività lavorativa.
- Affrontare un compito alla volta concentrandoci su di esso ed evitando, in tale modo, distrazioni.
È più facile distrarsi quando si ha un compito più complesso che non viene spezzato in più fasi, piuttosto che quando si hanno tanti piccoli compiti meno complessi che possono essere gestiti in tempi ridotti.
- Non impiegare le nostre energie per fissare appuntamenti, ma releghiamo ciò a particolari applicazioni, come, ad esempio, Calendly. Con l’applicazione Calendly (ce ne sono anche altre; per tale applicazione rinviamo al link contenuto nella descrizione del video che trovate in alto), consentiamo ai potenziali clienti, in base a un calendario reso disponibile sul nostro sito web, di fissare un appuntamento senza la necessità immediata della nostra collaborazione, appunto, per fissare l’appuntamento.
Potremo intervenire in un secondo momento, per verificare gli appuntamenti richiesti e per interloquire con i potenziali clienti, ma non è necessaria la nostra presenza nel momento in cui il cliente fissa l’appuntamento utilizzando questo applicativo.
- Attivare la funzione di countdown (o conteggio alla rovescia), presente in alcuni orologi e nella maggior parte degli smartphone, per le attività che ci distraggono, quando sono parzialmente funzionali al lavoro, stabilendo un tempo massimo per dedicarci alle stesse.
Dobbiamo, ad esempio consultare la nostra posta elettronica, perché nel corso dell’attività lavorativa stiamo attendendo delle importanti comunicazioni, che possono influenzare la sessione lavorativa che stiamo conducendo. Stabiliamo un tempo massimo, trascorso il quale continueremo a dedicarci alla nostra attività lavorativa, non consentendo all’interruzione esterna di turbare l’efficiente svolgimento dell’attività lavorativa che abbiamo intrapreso.
Consigli finali per aumentare la concentrazione nell’espletamento delle attività lavorative
Vi do ora dei consigli finali, funzionali ad aumentare la concentrazione nell’espletamento delle vostre attività lavorative.
Innanzitutto è di fondamentale importanza, per aumentare la concentrazione, per evitare distrazioni, avere un ambiente di lavoro ordinato e controllato. L’ambiente di lavoro ordinato e controllato favorisce la concentrazione. Quindi, sulla vostra scrivania è opportuno avere solo ciò che serve per l’attività in corso, senza altre fonti di distrazione.
È possibile utilizzare le cuffie anche se non state ascoltando della musica o se non state effettuando un meeting in videoconferenza, quale segnale di non disturbare nei confronti dei vostri colleghi e dei vostri collaboratori.
Un altro espediente che ho sperimentato con successo è costituito dalla tecnica di lettura dei messaggi di posta elettronica, in particolare dei messaggi di posta elettronica ricevuti.
È normale consultare ogni tanto la posta elettronica; tuttavia quando ci rendiamo conto che abbiamo ricevuto un messaggio che richiede una nostra risposta, risposta che possiamo rinviare, siamo portati a non rinviare la risposta, anche per la seguente ragione.
Quando apriamo il programma di posta elettronica, nel caso di specie pensiamo all’Outlook di Microsoft, che è uno dei più diffusi, il programma di posta elettronica propone in grassetto i messaggi di posta elettronica non letti. Riaprendo, dopo la sua chiusura, il programma di posta elettronica, riusciamo a verificare quali sono i messaggi di posta elettronica che non abbiamo letto perché li troviamo in grassetto nell’elenco dei messaggi di posta ricevuti.
Quando viene aperto, il programma di posta elettronica, di default, si colloca sull’ultimo messaggio ricevuto. Se l’ultimo messaggio ricevuto è un messaggio che già abbiamo letto, non ci sono problemi. Se, nel momento in cui apriamo il programma di posta elettronica, riceviamo un messaggio, il messaggio che riceviamo per effetto dell’apertura del programma di posta elettronica perderà il carattere grassetto, per cui, avendo il timore che, quando riapriremo l’Outlook, ci scordiamo di rispondere a questo messaggio di posta elettronica, siamo portati a perdere tempo nel rispondere al messaggio di posta elettronica appena ricevuto (o ai messaggi di posta elettronica appena ricevuti, nel caso in cui abbiamo configurato più rami di posta elettronica nel nostro programma di posta elettronica Outlook) .
Qual è l’espediente che io vi consiglio?
Innanzitutto, non attivare l’Invia e Ricevi automatico, per cui, all’apertura del programma di posta elettronica, la posta non viene scaricata. In questo modo, una volta che aprite il programma di posta elettronica, potete collocare il mouse in corrispondenza di un precedente messaggio di posta elettronica già letto: il messaggio di posta elettronica che eventualmente ricevete quando attivate l’Invia e Ricevi non perderà in questo caso il carattere grassetto e vi risulta come non letto.
Attenzione: se chiudete l’Outlook e poi lo riaprite e non ricevete successivi messaggi, questo messaggio di posta elettronica non letto, che aveva carattere grassetto, essendo il primo messaggio della lista, perderà il carattere grassetto, perché è il primo dei messaggi di posta elettronica ricevuti, che non è stato letto, e, una volta riaperto, il programma di posta elettronica, di default, si colloca sul primo messaggio della lista.
Per evitare questo inconveniente alla successiva apertura dell’Outlook, che cosa consiglio di fare?
Prima di chiudere l’Outlook, inviate da un altro account di posta elettronica o dallo stesso account di posta elettronica, perché è possibile inviare una e-mail alla stessa casella e-mail dalla quale viene appunto inviata, un messaggio, con oggetto “Test”, alla vostra casella di posta elettronica, e questo messaggio, per effetto dell’Invia e Ricevi attivato, sarà l’ultimo messaggio presente nell’Outlook nella lista dei messaggi prima della chiusura.
Prima di chiudere l’Outlook, disabilitate l’Invia e Ricevi, e, successivamente, chiudete l’Outlook.
Alla riapertura dell’Outlook avrete come ultimo messaggio non letto il messaggio di test, che perderà il carattere grassetto, ma ciò non vi crea problemi in quanto appunto siamo in presenza di un messaggio di test, e vi rimarrà in grassetto il messaggio di posta elettronica che avete ricevuto alla precedente apertura dell’Outlook.
Questo per dirvi come l’Outlook, o un altro programma di posta elettronica, ci distrae, ci induce a perdere tempo, non tanto per effetto della sua apertura (ogni tanto è normale aprire il programma di posta elettronica per verificare se abbiamo ricevuto delle e-mail), ma per l’ansia da risposta che possiamo avere con particolare riferimento all’ultimo messaggio di posta elettronica ricevuto, perché, se non adottiamo questo accorgimento che vi ho suggerito, questo messaggio di posta elettronica perde il carattere grassetto e possiamo dimenticarci, di rispondere a questo messaggio di posta elettronica.
Cosa vi propongo di fare
Tutto ciò che vi ho condiviso oggi è solo la superficie delle possibilità offerte dalle tecniche del Professor Edward de Bono.
Come corporate trainer certificato de Bono, aiuto le aziende a trasformare la produttività del loro team attraverso i Sei cappelli per pensare, il pensiero laterale e il pensiero strategico.
Se siete un’azienda che vuole ridurre lo stress da multitasking, aumentare la qualità delle decisioni, migliorare la concentrazione dei team, o se siete professionisti che desiderano padroneggiare queste tecniche in profondità, applicarle quotidianamente con successo, ottenere certificazioni riconosciute, contattatemi per discutere come queste metodologie possano trasformare il vostro modo di lavorare.
La concentrazione non è un talento, è un’abilità che si allena.
Il pensiero non turbato dalla distrazione non è un dono, è un metodo che si apprende.
Iniziate oggi: il vostro cervello vi ringrazierà.
Pensate a una vostra esperienza in cui avete dovuto interrompere la realizzazione di un vostro progetto per il venir meno delle risorse o delle occasioni favorevoli imputabili all’eccessiva durata della fase di elaborazione e implementazione dello stesso, e provate a individuare quali fattori di distrazione non vi hanno consentito di raggiungere i risultati da voi desiderati.
Se volete, potete condividere con me i risultati della vostra esperienza nei commenti al video che trovate in alto.
Se volete imparare a praticare le tecniche di pensiero che, come trainer de Bono, insegno agli imprenditori e ai professionisti che, vogliono ottenere risultati migliori attraverso tecniche di pensiero più efficaci, sono a vostra disposizione. Prenotate una consulenza gratuita di 30 minuti e ne parliamo insieme.
