Vi siete mai chiesti perché alcune aziende riescono a ridurre i costi senza sacrificare la qualità, mentre altre tagliano indiscriminatamente?
La differenza non sta solo nei numeri. Sta nel modo in cui prendono le decisioni relative alla riduzione dei costi.
Oggi vi mostrerò come la creatività applicata ai processi aziendali può generare risparmi concreti e misurabili.
L’approccio convenzionale al taglio dei costi aziendali
Quando le aziende pensano a ridurre i costi, spesso seguono percorsi convenzionali. Tagliano personale, riducono gli investimenti in formazione, eliminano servizi. Il risultato? Risparmi di breve periodo che creano problemi di lungo periodo.
Uno studio di McKinsey ha rilevato che le aziende che integrano creatività e riduzione costi vedono risparmi tra il 10% e il 20%, mantenendo al tempo stesso l’innovazione.
La ricerca accademica conferma questo approccio.
Un articolo pubblicato sul Journal of Centrum Cathedra, dimostra che le strategie di riduzione costi e innovazione non sono mutualmente esclusive. Al contrario, possono completarsi a vicenda, quando applicate con metodo.
Il punto è questo: non serve solo tagliare; serve ripensare.
I limiti del comune modo di pensare quali ostacoli alla efficiente riduzione dei costi aziendali e il loro superamento mediante le tecniche elaborate dal Professor Edward de Bono
Il Professor Edward de Bono ha evidenziato come il comune e tradizionale modo di pensare è caratterizzato fondamentalmente dalla presenza di tre limiti.
Un primo limite è costituito dalla circostanza che questo modo di pensare è fondamentalmente basato sul cosiddetto adversarial thinking, in cui tutti i pensatori, tutti i partecipanti al processo di pensiero, hanno, come unico o principale scopo, quello di fare prevalere la propria tesi, la propria opinione preformata, preconfezionata, rispetto a quella degli altri pensatori, senza impiegare le loro energie per cooperare a rendere più efficiente il processo di pensiero.
Un secondo limite è costituito dalla circostanza che, nel comune e tradizionale modo di pensare, si tende a dare prevalenza all’attività di processing, di elaborazione dei dati, rispetto alla preliminare e fondamentale attività di perception, ossia di acquisizione dei dati e delle informazioni e di verifica delle loro fonti.
Un terzo limite del comune e tradizionale modo di pensare è costituito dalla circostanza che il nostro cervello, di default, è basato su schemi o modelli, che gli impediscono di generare nuove idee.
Le tecniche elaborate dal professor Edward De Bono servono fondamentalmente a superare questi limiti del tradizionale e comune modo di pensare, e, con riferimento alla riduzione dei costi aziendali, ha una fondamentale importanza la tecnica del pensiero laterale, che con i suoi sette tool riesce a rompere gli schemi o modelli che impediscono al nostro cervello di generare nuove idee.
Il pensiero laterale e il tool del focus impiegato per l’efficiente riduzione dei costi aziendali
Vi mostrerò ora un primo tool del pensiero laterale in azione, il cosiddetto tool del focus, facendovi vedere un template relativo alla ridefinizione del focus relativo allo scopo in azione.
Il focus relativo allo scopo, il cosiddetto purpose focus, può consistere in un problema da risolvere, in un miglioramento da effettuare, o in un compito da assolvere.
Vediamo innanzitutto la struttura e il funzionamento del template originale de Bono relativo a questo tool.
Nella parte centrale del template indichiamo il nostro focus, e poi procediamo verso l’alto, con l’attività di estensione o espansione del focus, o verso il basso, con l’attività di riduzione del focus. Entrambe queste attività servono a effettuare, a espletare, la ridefinizione del focus.
Veniamo ora all’impiego di questo template relativo alla ridefinizione del focus relativo allo scopo con specifico riferimento al purpose focus costituito dalla riduzione dei costi aziendali.
Fondamentalmente questo focus è un focus che comporta un miglioramento, perché tendenzialmente noi vogliamo ridurre i costi aziendali.
Iniziamo dall’attività di espansione del focus, utilizzando la parte alta del template, formulandoci la domanda: “perché ridurre i costi aziendali?”.
Questo è il primo step per la nostra ridefinizione del focus, e la risposta può essere costituita, ad esempio, perché abbiamo necessità di liquidità per comprare dei nuovi robot, oppure per aumentare l’utile aziendale.
E a questo punto passiamo alla ridefinizione del focus, che risulterà essere il seguente: “come procurarsi liquidità per comprare dei nuovi robot”, “come aumentare l’utile aziendale”.
E abbiamo già ottenuto due nuovi focus, che ci consentono di elaborare nuove idee che ci consentono di soddisfare le nostre reali esigenze.
È possibile che ciò passerà attraverso la riduzione di alcuni costi aziendali, ma non partiamo dalla generica finalità di riduzione dei costi aziendali, perché, come abbiamo visto, spesso questo focus amplissimo è un focus non adeguato per l’efficacia del processo di pensiero, per raggiungere i nostri reali obiettivi.
Procediamo ora alla riduzione del focus.
Per tale attività di ridefinizione del focus, mediante la sua riduzione, si utilizza la parte bassa di questo template, e si parte dalla domanda “cosa ci sta bloccando?”.
Tramite questa domanda andiamo a individuare delle barriere che ci bloccano.
Nel caso di specie una prima barriera può essere costituita dalla circostanza che non riusciamo a vendere i nostri prodotti al prezzo corrispondente al loro valore.
Un’altra barriera può essere costituita dalla circostanza che subiamo, ad esempio, molti furti, e dobbiamo compensare le perdite con una diminuzione dei costi.
Come procediamo alla ridefinizione del focus?
Con riferimento alla prima barriera individuata, dobbiamo individuare un modo per potere ovviare al limite del prezzo basso di mercato a cui siamo costretti a vendere il nostro prodotto o i nostri prodotti.
Una seconda attività di ridefinizione del focus, mediante la sua riduzione, è costituita, nel caso della seconda barriera, nel ridefinire il focus in “come ovviare ai molti furti che subiamo”, “come ridurre i furti che subiamo nei nostri stabilimenti”.
In questo modo arriveremo alla ridefinizione del focus originario mediante la sua restrizione, e, con tale attività di riduzione del focus, potremmo giungere alla decisione di non dovere necessariamente ridurre i costi aziendali, o di arrivare eventualmente alla riduzione solo di determinati costi, e non genericamente di tutti i costi aziendali asetticamente, senza individuare le reali esigenze e finalità della loro riduzione.
Abbiamo visto come la tecnica del pensiero laterale ci aiuta innanzitutto nell’attività di ridefinizione del focus relativo allo scopo, quando abbiamo come finalità immediata quella di ridurre i costi aziendali, e, una volta ridefinito il focus relativo allo scopo, ci aiuta con i suoi vari tool a generare nuove idee per ridurre determinati costi, che abbiamo individuato in esito alla ridefinizione del focus, o comunque per realizzare il nostro focus successivo alla ridefinizione dell’originario focus, che può non consistere nella originaria riduzione dei costi aziendali che ci eravamo proposti di realizzare.
Nel video che trovate in alto vedrete una dimostrazione pratica di utilizzo del template relativo al focus, in relazione alla ridefinizione del focus di ridurre i costi aziendali.
La riduzione dei costi aziendali tramite la tecnica dei Sei cappelli per pensare o tecnica del pensiero parallelo
La riduzione dei costi aziendali, o l’attuazione del nuovo focus risultante dalla ridefinizione dell’originario focus, possono essere realizzati anche mediante la tecnica dei Sei cappelli per pensare o tecnica del pensiero parallelo.
Ovviamente il focus da realizzare sarà stabilito da chi indossa il cappello blu, e ogni sequenza di cappelli relativa appunto alla tecnica dei Sei cappelli per pensare inizia sempre con un cappello blu, che è il cappello relativo all’organizzazione del processo di pensiero, alla selezione dei vari cappelli da utilizzare nella sequenza, ed è appunto nell’ambito di questo cappello che viene definito il focus da perseguire con la sessione di pensiero.
Vi mostrerò ora una sequenza fissa di cappelli da me elaborata per potere attuare il purpose focus, il focus relativo allo scopo, costituito dalla riduzione dei costi aziendali.
Aggiungo la precisazione preliminare che è sempre altamente opportuno procedere alla ridefinizione del nostro originario focus relativo alla riduzione dei costi aziendali con il tool del focus che vi ho in precedenza mostrato, ridefinizione del focus che può portare alla individuazione della riduzione di determinati specifici costi aziendali, e, quindi, può portare ad evitare una asettica riduzione lineare, e indurci ad effettuare dei tagli selettivi e mirati dei costi aziendali.
Quindi il primo caso è quello in cui, in esito alla ridefinizione del focus che prevede una generica riduzione dei costi aziendali, individuiamo la riduzione di specifici costi aziendali.
È comunque anche possibile che, in esito alla ridefinizione dell’originario focus, determineremo un successivo focus che non prevede la riduzione dei costi aziendali.
La sequenza di cappelli mostrata (che inizia con la colonna di cappelli a sinistra e prosegue con la colonna di cappelli a destra) presuppone una precedente o preliminare attività di ridefinizione del focus, che viene svolta mediante il tool del focus, e che viene gestita dal cappello blu, che è quello che organizza il processo di pensiero e che decide quali cappelli utilizzare nella sequenza.
Iniziamo con il cappello blu, che stabilisce il focus relativo alla riduzione di determinati costi aziendali.
Applicheremo successivamente il cappello bianco, mediante il quale acquisiremo i dati e le informazioni relative ai costi aziendali che intendiamo ridurre.
Dobbiamo porci la domanda quali dati e informazioni conosciamo, quali dati e informazioni abbiamo necessità di conoscere, e come possiamo conoscere i dati e le informazioni che abbiamo necessità di conoscere.
In esito all’applicazione del cappello bianco, abbiamo individuato una serie di costi che è possibile ridurre, e passiamo in esame singolarmente ogni costo aziendale che abbiamo individuato, applicando prima il cappello giallo, individuando i valori, i benefici, gli aspetti positivi di questi costi aziendali, e, successivamente, il cappello nero, individuando i rischi di questi costi aziendali, i fattori di improduttività di questi costi aziendali.
Una volta individuati i benefici e i rischi dei costi che intendiamo tagliare, con il cappello blu procediamo alla selezione dei costi che vogliamo ridurre, e, con il cappello verde, utilizzando tool del pensiero laterale, genereremo nuove idee per ridurre i costi che abbiamo selezionato come costi pregiudizievoli per la nostra attività aziendale, assolutamente da ridurre.
Una volta generate varie idee per ridurre questi costi, con il cappello rosso procederemo alla selezione delle idee che riteniamo maggiormente efficaci, utilizzando la frequenza del cappello rosso, che rapidamente ci fa effettuare una selezione tra le varie idee generate, e, con il cappello blu, concluderemo la sessione di pensiero, adottando la decisione se noi siamo l’organo aziendale competente alla decisione, o proponendo la decisione all’organo competente ad adottarla.
Il pensiero strategico e la riduzione dei costi aziendali salvaguardando i settori strategici
Anche il pensiero strategico, con la messa a fuoco delle problematiche da risolvere, o, più in generale, degli obiettivi da raggiungere, può dare un contributo notevole alla riduzione dei costi aziendali selettiva e mirata, evitando di incidere negativamente in settori considerati strategici.
Riepilogo
Voglio darvi tre punti di partenza concreti.
Primo: identificate gli sprechi nascosti nella vostra organizzazione.
Non parlo solo di costi diretti. Parlo di processi duplicati, comunicazioni inefficaci, decisioni ritardate.
Secondo: create spazi per il pensiero creativo sistematizzato.
Una ricerca della Stanford University dimostra che la configurazione degli spazi fisici può influenzare il problem solving creativo. Ambienti configurabili con pareti e mobili facilmente spostabili possono alimentare il pensiero progettuale e la produttività.
Terzo: strutturate il processo creativo.
La creatività, come ha evidenziato il Professor Edward de Bono, non è un dono, un talento naturale, ma un’abilità che può essere appresa e sviluppata. Pensate alle vostre sfide aziendali attuali.
Cosa vi propongo di fare
Quante volte vi siete trovati a cercare soluzioni, ma continuavate a ottenere sempre le stesse risposte?
Quante volte avete sentito che mancava qualcosa, una prospettiva diversa, un modo nuovo di guardare il problema?
Il pensiero laterale, i Sei cappelli per pensare, il pensiero strategico, non sono teorie astratte. Sono strumenti pratici, verificati, che cambiano concretamente il modo in cui la vostra azienda affronta i problemi. E quando cambiate il modo di affrontare i problemi, cambiate i risultati.
Se volete scoprire come applicare queste tecniche nella vostra realtà aziendale, contattatemi. Non vi offro teoria, vi offro metodi concreti che potete utilizzare dal giorno successivo. Perché ridurre i costi non significa solo tagliare: significa pensare meglio.
Se volete portare questi metodi nella vostra realtà aziendale, contattatemi. Valuteremo insieme come applicarli ai vostri problemi specifici. Prenotate una consulenza gratuita di 30 minuti e ne parliamo insieme.
