Quante ore avete perso in riunioni che sembrano non finire mai? Riunioni dove tutti parlano, nessuno decide, e alla fine vi trovate con altri meeting da programmare.
La vostra agenda è piena di riunioni che durano ore. Le decisioni importanti restano sospese. I vostri team escono frustrati e senza risultati concreti.
È possibile migliorare l’efficienza delle riunioni aziendali?
È possibile contenere la riunione in tempi brevi rendendola utile? Come si struttura una riunione efficace in 45 minuti?
C’è un metodo strutturato, scientificamente provato, che permette di chiudere riunioni efficaci in 45 minuti. Lo utilizzano aziende leader nel mondo. Oggi vi mostro come funziona.
I numeri parlano chiaro. Le organizzazioni spendono circa il 15% del loro tempo in riunioni. Solo l’11% di queste riunioni viene considerato altamente produttivo. Il 71% dei professionisti ritiene che le riunioni siano improduttive e inefficienti.
Il costo? Negli USA si perdono 37 miliardi di dollari all’anno in riunioni improduttive. Per un’organizzazione di 2.500 dipendenti, le riunioni inefficaci costano circa 9,6 milioni di dollari ogni anno.
Ma il problema non è solo economico. Il 90% dei dipendenti riporta una “sbornia da meeting”, dopo giornate piene di riunioni, con i conseguenti effetti a cascata:
- la produttività crolla;
- l’energia mentale si esaurisce;
- le decisioni importanti vengono rimandate.
Qual è la causa principale di questo spreco?
La mancanza di struttura.
Il 37% delle riunioni inizia in ritardo. Solo il 37% usa un’agenda definita. Le discussioni si disperdono in opinioni personali, polemiche e divagazioni.
Il risultato?
Riunioni che dovrebbero durare 30 minuti si trasformano in maratone di due o più ore senza conclusioni concrete. Ma esiste una soluzione.
Perché le riunioni aziendali falliscono? I tre limiti del pensiero tradizionale
Per comprendere adeguatamente la dinamica del drifting e della sterilità di molte riunioni aziendali, occorre partire dai limiti del comune modo di pensare.
Il Professor Edward de Bono ha evidenziato come il comune e tradizionale modo di pensare è caratterizzato fondamentalmente dalla presenza di tre limiti.
Un primo limite è costituito dalla circostanza che questo modo di pensare è fondamentalmente basato sul cosiddetto adversarial thinking, in cui tutti i pensatori, tutti i partecipanti al processo di pensiero, hanno, come unico o principale scopo, quello di fare prevalere la propria tesi, la propria opinione preformata, preconfezionata, rispetto a quella degli altri pensatori, senza impiegare le loro energie per cooperare a rendere più efficiente il processo di pensiero.
Un secondo limite è costituito dalla circostanza che, nel comune e tradizionale modo di pensare, si tende a dare prevalenza all’attività di processing, di elaborazione dei dati, rispetto alla preliminare e fondamentale attività di perception, ossia di acquisizione dei dati e delle informazioni e di verifica delle loro fonti.
Un terzo limite del comune e tradizionale modo di pensare è costituito dalla circostanza che il nostro cervello, di default, è basato su schemi o modelli, che gli impediscono di generare nuove idee.
La tecnica dei Sei cappelli per pensare o del pensiero parallelo è stata elaborata dal Professor Edward de Bono per superare i limiti del comune e tradizionale modo di pensare, che abbiamo appena evidenziato.
Come i Sei cappelli per pensare cambiano la nostra mente
Vediamo ora, con l’aiuto di una slide che vi condivido, come opera la tecnica dei Sei cappelli per pensare.
Il Professor Edward de Bono ha individuato sei frequenze di funzionamento del nostro cervello.
La frequenza blu, la frequenza rossa, la frequenza bianca, la frequenza gialla, la frequenza nera, e la frequenza verde.
Il Professor de Bono ha metaforicamente associato a queste frequenze di funzionamento del cervello dei cappelli colorati, per renderne più agevole la comprensione e la gestione nell’impiego della tecnica da lui elaborata.
Il cappello blu è il cappello relativo al controllo, all’organizzazione del processo di pensiero, e disciplina l’uso degli altri cappelli.
Il cappello rosso è il cappello emotivo, che riguarda i sentimenti e le emozioni.
Il cappello bianco riguarda i dati e le informazioni.
Il cappello giallo riguarda gli elementi positivi, i benefici e i valori.
Il cappello nero, riguarda i rischi, i punti di cautela e le difficoltà.
Il cappello verde è il cappello relativo alla generazione di nuove idee, che utilizza le tecniche del pensiero laterale per generare nuove idee.
I cappelli che normalmente vengono utilizzati e gli ulteriori cappelli che potremmo usare
Il tradizionale e comune modo di pensare normalmente fa ricorso soltanto all’utilizzo di uno o due cappelli, che sono costituiti fondamentalmente dal cappello rosso, relativo alla sfera emotiva, ai sentimenti, alle emozioni, e il cappello nero, relativo ai rischi, ai punti di cautela, e alle difficoltà.
In questo modo, il nostro processo di pensiero si priva dell’utilizzo di altre importanti frequenze, costituite dal cappello blu, dal cappello bianco, dal cappello giallo, dal cappello verde, e poi di nuovo dal cappello blu, perché ogni sequenza di pensiero inizia sempre con un cappello blu che, decide quando iniziare il processo di pensiero, stabilendo il focus, e termina con il cappello blu, che decide quando è necessario cessare, terminare, la sessione di pensiero.
Lo “spaghetti thinking”
Un altro limite del comune e tradizionale modo di pensare è costituito dalla circostanza che, quando non vengono usate soltanto le due frequenze di pensiero normalmente utilizzate, ossia la frequenza del cappello rosso e quella del cappello nero, vengono utilizzate tutte le frequenze di funzionamento di cui è capace il nostro cervello, ma in contemporanea, contestualmente, ossia senza porle in sequenza, come prevede la tecnica dei Sei cappelli per pensare.
Ho rappresentato graficamente cosa accade nella slide che precede.
Le frequenze utilizzate contemporaneamente, contestualmente, vanno tra loro in conflitto, e viene realizzato il cosiddetto “spaghetti thinking”, perché vediamo un groviglio di frequenze che ricordano gli spaghetti che normalmente mangiamo. Preciso che nella slide ho utilizzato, come utilizzava anche il Professor Edward de Bono, il colore arancione per identificare la frequenza del cappello bianco, perché su sfondo bianco, diversamente, tale frequenza sarebbe difficilmente visibile.
Il pensiero parallelo
Lo sfruttamento ottimale delle sei frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello viene effettuato, viene consentito, dalla tecnica dei Sei cappelli per pensare, denominata anche tecnica del pensiero parallelo.
Come viene evidenziato nella slide che precede, con questa tecnica vengono utilizzate in sequenza tutte le frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello, e in questo modo le frequenze di pensiero vengono utilizzate non contestualmente, ma parallelamente, in sequenza, e di qui una delle caratteristiche del pensiero parallelo, che è appunto quel pensiero che utilizza le sei frequenze di pensiero, di funzionamento, di cui è capace il nostro cervello, in parallelo, in sequenza, e non contestualmente.
Il pensiero parallelo, attuato mediante la tecnica dei Sei cappelli per pensare, sfruttando tutte le frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello tramite i cappelli, che costituiscono delle attention directing frameworks, delle strutture per potenziare, indirizzare l’attenzione, consentendoci di dare adeguato spazio all’attività di perception, ci consente di giungere a decisioni altamente efficaci, perché non limita il nostro pensiero, come nel caso del pensiero verticale, a un’unica originale percezione, dando appunto spazio a tutte le frequenze di pensiero del nostro cervello, che ci consentono di avere varie percezioni. Le frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello, rappresentate metaforicamente dai cappelli, si succedono in sequenza, realizzando una pluralità di percezioni, e questo è un primo aspetto del pensiero parallelo, in cui non abbiamo appunto l’impiego di una sola frequenza di pensiero (rappresentata simbolicamente da una retta isolata), ma l’impiego di più frequenze di pensiero, utilizzate parallelamente in sequenza (ma non contestualmente).
Inoltre, nel caso di uso di gruppo dei cappelli, mediante il pensiero parallelo viene realizzata un’esplorazione collaborativa di tutti gli aspetti di una determinata situazione da parte di coloro che partecipano al processo di pensiero, invece che un confronto dialettico, basato sulle regole della logica, con il quale ognuno tende a fare prevalere la propria tesi ad ogni costo rispetto alle tesi degli altri interlocutori.
I pensatori si concentrano sull’argomento e non sui pensieri degli altri sull’argomento per poterli contrastare utilizzando regole logiche.
Se vi sono opzioni differenti, pensieri differenti, vengono in ogni caso recepiti, e, in particolare, chi indossa il cappello blu, che conduce, guida, la discussione svolgerà questa attività di ricezione, rilevazione dei vari pensieri potenzialmente in contrasto, pensieri che successivamente verranno utilizzati, nei limiti in cui si rivelino utili a raggiungere un determinato obiettivo.
Non abbiamo pertanto un pensiero unico e imposto dalla prevalenza di uno dei pensatori, ma un pensiero altamente efficace, originato dalla cooperazione di tutti i pensatori.
I benefici della tecnica dei Sei cappelli per pensare
Vediamo ora, con l’aiuto di una slide che vi convidido, quali sono le esigenze soddisfatte dalla tecnica dei Sei cappelli per pensare.
Separa gli stili di pensiero in conflitto tra loro.
Tale tecnica costituisce il superamento del tradizionale e comune modo di pensare, costituito dall’adversarial thinking.
Facilita il cambio della frequenza di pensiero.
È molto facile e agevole per i pensatori, sotto la guida di chi indossa il cappello blu e dirige la sessione di pensiero, switchare da una frequenza di pensiero all’altra.
Separa l’ego dalla performance.
Ciò significa che il risultato della sessione di pensiero non è dovuto alla prevalenza di un pensatore, che impone le proprie opinioni preconfezionate su quelle degli altri pensatori, ma dalla cooperazione di tutti i pensatori, con le loro frequenze di pensiero, al risultato finale della sessione di pensiero.
Crea un processo di pensiero facile da seguire.
Questa tecnica è molto facile da utilizzare e da impiegare, in quanto appunto l’abbinamento metaforico dei cappelli alle frequenze di pensiero consente un facile e agile e agevole impiego di tale tecnica.
Consente approfondimenti/esplorazioni tramite il pensiero parallelo.
Come abbiamo evidenziato, la tecnica dei Sei cappelli per pensare costituisce la tecnica che attua il cosiddetto pensiero parallelo. Vengono utilizzate tutte le frequenze di pensiero e tutti i pensatori, nel caso di uso di gruppo dei Sei cappelli per pensare, cooperano nell’attuazione del risultato del processo di pensiero, nell’adozione della decisione finale.
Incoraggia la creatività, fornendo una struttura al pensiero laterale.
Tra i sei cappelli per pensare è compreso anche il cappello verde, che costituisce il cappello della creatività, che si serve dei tool del pensiero laterale per generare nuove idee. In questo modo i vari tool del pensiero laterale vengono incastonati nei Sei cappelli per pensare, e ciò rafforza la struttura del pensiero laterale.
La tecnica dei Sei capelli per pensare trasforma le riunioni caotiche in sessioni strutturate e produttive. Invece di discutere tutto contemporaneamente, il team esamina la questione da sei prospettive diverse, una alla volta. Questo elimina le discussioni sterili, previene le polemiche, mantiene tutti concentrati sullo stesso obiettivo.
La tecnica è stata utilizzata con successo da aziende come Motorola per sviluppare nuovi prodotti in soli tre giorni. Banche internazionali l’hanno applicata per prendere decisioni strategiche e critiche sul futuro dell’organizzazione.
La durata prevista per ogni cappello
Per trarre i massimi benefici dalla tecnica dei Sei cappelli per pensare, è necessario utilizzare più cappelli, corrispondenti alle varie frequenze di pensiero di cui è capace il nostro cervello, ponendoli in sequenza.
Occorre evidenziare preliminarmente che ogni cappello, ogni frequenza di pensiero, ha un suo tempo ottimale di funzionamento, una durata massima, che viene decisa da chi indossa il cappello blu, che organizza e decide il processo di pensiero. La durata massima varia da cappello a cappello. Tendenzialmente ogni cappello ha una durata massima che va dai 3 ai 5 minuti, con la particolarità del cappello rosso, la cui durata non può eccedere i 30 secondi, e del cappello verde la cui durata può estendersi fino a 15 minuti.
Anche il cappello blu è soggetto a tali limiti di durata, ma solo quando è impiegato durante la sequenza o alla fine della stessa. L’iniziale cappello blu, che organizza la sessione di pensiero, non ha limitazioni temporali, se non quelle che ritiene di imporsi in base alla sensibilità ed esperienza di chi lo indossa.
Le varie sequenze di cappelli
Quali cappelli utilizzare e come sequenziarli? Qual è l’ordine più efficace dei cappelli in un meeting operativo?
Possiamo avere tre tipi di sequenze di cappelli. Possiamo avere delle sequenze fisse, delle sequenze contingenti e flessibili, e delle sequenze in evoluzione.
Le sequenze fisse sono quelle che vengono preventivamente stabilite, impostate, predisposte, da chi indossa il cappello blu, per utilizzarle nella sessione di pensiero.
Le sequenze contingenti e flessibili partono da sequenze fisse e procedono alla rimozione di un cappello, all’aggiunta di un cappello, o alla sostituzione di un cappello, ovvero alla rimozione di più cappelli, all’aggiunta di più cappelli o alla sostituzione di più cappelli.
Le sequenze più complesse sono le cosiddette sequenze in evoluzione, in cui si parte soltanto da un iniziale cappello blu, e, nel corso della sessione di pensiero, il soggetto che dirige la sessione di pensiero, ossia chi indossa il cappello blu, deciderà di volta in volta, a seconda del focus, quali sono i cappelli da impiegare nella sequenza per realizzare il focus stabilito.
La STH AI: l’AI chatbot secificamente concepito e ottimizzato per l’impiego della tecnica dei Sei cappelli per pensare
Per individuare quali cappelli utilizzare in una sequenza e stabilire in che ordine utilizzarli, possiamo anche avvalerci di un particolare AI chatbot, reso disponibile a chi frequenta i miei corsi nella piattaforma interattiva alla quale è possibile accedere dopo aver acquistato un mio corso.
Tale chatbot, denominato “Hats GPT”, è un agente AI specificamente realizzato dalla de Bono Ltd per la tecnica dei Sei cappelli per pensare.
Viene offerto a chi frequenta i miei corsi, quale aiuto per migliorare il pensiero umano, per la durata di un anno.
Nel video che trovate in alto vedrete una dimostrazione pratica di utilizzo della STH AI.
Ovviamente questo chatbot è un ausilio dell’intelligenza umana, è un ausilio per chi pratica la tecnica dei Sei cappelli per pensare, e non sostituisce, ovviamente, tutta la formazione che è indispensabile per potere applicare con successo questa tecnica.
I Sei cappelli per pensare prevengono e bloccano naturalmente le cause di drifting delle riunioni
Cosa fare se la riunione deraglia su opinioni e polemiche?
Questo è il punto di forza del metodo.
Ad esempio, se durante la riunione si sta applicando il cappello giallo per rilevare i valori, i benefici, i vantaggi di una determinata situazione, e uno dei partecipanti alla sessione di pensiero obietta, applicando il cappello nero, indossando il cappello nero, che il valore rilevato da chi indossa il cappello giallo nella sessione di pensiero, in realtà, viene superato dall’elemento negativo da lui rilevato, questo soggetto deve essere immediatamente fermato, da chi indossa il cappello blu, che dirige la sessione di pensiero, in quanto le frequenze di pensiero vanno applicate in sequenza, ma non contemporaneamente, perché altrimenti si realizza il cosiddetto “spaghetti thinking”, ed è questa una delle cause principali dell’inefficienza, del drifting, delle varie riunioni, in cui spesso, dopo lungo tempo, non si giunge ad adottare una decisione efficace.
La ricerca mostra che le interruzioni e i conflitti nelle riunioni sono tra le principali cause di inefficienza.
La tecnica dei Sei cappelli per pensare elimina questo problema alla radice, dando a ogni frequenza di funzionamento del nostro cervello, a ogni tipo di pensiero, uno spazio dedicato per consentirgli di esprimere tutte le sue potenzialità.
I benefici del metodo sono comprovati. Una ricerca di McKinsey conferma che la qualità del dibattito è il fattore numero uno per decisioni rapide e di alta qualità nelle decisioni strategiche importanti. La tecnica dei Sei cappelli per pensare garantisce esattamente questo: un dibattito di alta qualità, strutturato, che copre tutti gli aspetti critici senza dispersioni.
Organizzazioni che applicano tale tecnica riportano: riduzione del tempo medio delle riunioni, che può giungere anche all’80% (e, talvolta, oltre tale percentuale) quando si utilizza tale tecnica.
Maggiore soddisfazione dei partecipanti. Decisioni più solide, perché considerano tutti gli aspetti. Meno necessità di riunioni successive per chiarire o rivedere decisioni.
Riteniamo opportuno evidenziare anche i seguenti ulteriori benefici dell’impiego di tale tecnica: il vostro team esce dalle riunioni con energia, invece che con esaurimento; con chiarezza, invece che con confusione; con azioni concrete, invece che con vaghe intenzioni.
Cosa vi propongo di fare
Pensate alle vostre ultime riunioni importanti. Quante volte avete discusso per ore senza arrivare a una decisione chiara? Quante volte le stesse questioni sono tornate sul tavolo perché non erano state risolte completamente? Quante volte avete perso opportunità di business perché le decisioni impiegavano troppo tempo?
Il problema non è la complessità delle decisioni. Il problema è la mancanza di un metodo strutturato per prenderle. La tecnica dei Sei cappelli per pensare non è teoria astratta; è uno strumento concreto, applicabile immediatamente nella vostra realtà aziendale. Funziona per decisioni strategiche. Funziona per problemi operativi. Funziona per generare idee innovative, anche avvalendosi della tecnica del pensiero laterale, quando viene utilizzata la frequenza del cappello verde.
Se volete trasformare le vostre riunioni da momento di frustrazione a strumento di produttività concreta, contattatemi. Non offro solo formazione teorica. Vi fornisco strumenti pratici applicabili dal giorno successivo. Vi accompagno nell’implementazione all’interno della vostra organizzazione. Le tecniche del Professor Edward de Bono hanno trasformato il modo di lavorare di migliaia di aziende nel mondo. La vostra può essere la prossima.
Smettete di sprecare tempo in riunioni infinite. Iniziate a prendere decisioni efficaci in 45 minuti.
Prenotate una consulenza gratuita di 30 minuti e ne parliamo insieme.
