Vi è mai capitato di trovarvi completamente bloccati davanti a un problema che sembra irrisolvibile?
Provate tutte le soluzioni possibili. Niente funziona.
Una società concessionaria gestisce un canale di navigazione con un sistema di chiuse. Le navi da crociera impiegano troppo tempo ad attraversarlo. I passeggeri si lamentano. Scelgono itinerari alternativi. Il concessionario rischia di perdere traffico e ricavi.
Gli ingegneri ingaggiati dalla società concessionaria per risolvere il problema hanno cercato di velocizzare il passaggio. Impossibile.
La soluzione finale? Non ha reso il passaggio più veloce. Ha invece risolto un problema completamente diverso.
Risolvere problemi che bloccano cambiando prospettiva: analisi di un caso emblematico
Quando un problema blocca occorre cambiare prospettiva, senza dedicarci esclusivamente a cercare di trovare soluzioni più complesse del problema.
Uno studio della Ohio State University ha analizzato 350 processi decisionali in aziende di medie e grandi dimensioni. Più della metà non ha raggiunto i risultati desiderati. La causa principale? La pressione temporale ha spinto le persone a dedicare tempo insufficiente all’esame del problema da tutte le angolazioni.
Quando le persone si precipitano direttamente nella risoluzione del problema, limitano drasticamente la loro capacità di progettare soluzioni innovative ed efficaci.
Torniamo al nostro esempio del canale di navigazione che collega due specchi d’acqua con livelli differenti.
Il sistema di chiuse funziona, ma è lento, molto più lento, rispetto ad altri canali nel mondo. Per le navi da crociera questo crea un problema serio. I passeggeri hanno un budget di tempo limitato per le loro vacanze. Vogliono visitare più luoghi possibili. Meno tempo sulla nave. Più tempo a terra nei paesi di destinazione. Attraversare questo canale richiede ore. Ore in cui la nave rallenta. Ore in cui i passeggeri restano a bordo senza potere visitare nuovi territori.
Il risultato?
Molti scelgono crociere alternative, che non prevedono il passaggio attraverso quel canale. O che prevedono canali con attraversamento più rapido.
Il concessionario del canale ha cercato soluzioni tecniche. Pompe di carico e scarico dell’acqua più potenti nelle chiuse. Sistemi automatizzati. Ammodernamento delle infrastrutture.
Ma i costi erano proibitivi, le risorse tecniche difficili da reperire, gli investimenti non giustificabili economicamente. Il direttore operativo era in difficoltà. Convoca il team, ingegneri navali, esperti di infrastrutture idrauliche, analisti finanziari. Tutti si concentrano su come velocizzare il passaggio. Durante una riunione, interviene una persona con un background diverso. Non un ingegnere. Qualcuno che si occupa di esperienza del cliente nel settore turistico. Questa persona fa una domanda diversa. Non chiede come rendere più veloce il transito, ma si domanda: perché i passeggeri si lamentano del tempo impiegato? La risposta sembra ovvia: perché perdono tempo prezioso della loro vacanza.
Ma poi emerge qualcosa di più profondo. I passeggeri non si lamentano solo del tempo. Si lamentano di restare sulla nave senza fare nulla di interessante mentre attraversano il canale. Il problema non era la velocità del canale. Il problema era l’esperienza dei passeggeri durante l’attraversamento.
La soluzione proposta: trasformare l’attraversamento in un’opportunità.
Il concessionario crea punti di sbarco lungo il percorso del canale. Organizza escursioni nei territori limitrofi, visite guidate a luoghi di interesse storico e naturalistico nelle zone circostanti le chiuse, esperienze enogastronomiche locali. I passeggeri scendono dalla nave, visitano luoghi che altrimenti non avrebbero mai visto, vivono esperienze autentiche. Poi risalgono a bordo per proseguire la crociera. Il concessionario implementa la soluzione a costi contenuti. Collabora con operatori turistici locali. Crea pacchetti di escursioni. Comunica alle compagnie di crociera il nuovo valore aggiunto.
Il risultato?
Le lamentele diminuiscono. Gli itinerari che includono quel canale diventano più attrattivi. Il tempo di attraversamento resta lo stesso, ma i passeggeri non lo percepiscono più come tempo perso. Il caso che vi ho prospettato è un chiarissimo esempio della fondamentale importanza della messa a fuoco del problema che pensiamo di avere per trovare soluzioni efficaci dello stesso.
La soluzione non risolve il problema come originariamente definito. Non rende il canale più veloce. Propone invece una comprensione completamente diversa del problema. Il problema iniziale era definito come “il canale è troppo lento”. La ridefinizione è stata “i passeggeri non vogliono perdere tempo prezioso della vacanza”. Due problemi diversi. Soluzioni completamente diverse.
Il reframing e il problem solving
Cambiare prospettiva significa effettuare il reframing del problema.
Cos’è il reframing e come aiuta nel problem solving?
Il Professor de Bono ha evidenziato come quando esplichiamo l’attività di problem solving, quando proviamo a risolvere un problema, il tradizionale modo di risoluzione dei problemi, basato sull’analisi, sulla logica, non sempre ci procura la soluzione dei problemi che stiamo affrontando. Ciò in quanto in alcuni casi non può essere trovata la causa del problema che ci sta affliggendo, in altri casi possiamo trovare, rilevare, più cause del problema, ma soltanto alcune di queste possono essere rimosse. E vi sono dei casi in cui l’unica causa che ha determinato il problema, che abbiamo individuato, non può essere rimossa. Questa percentuale di problematiche che non possono essere risolte con il comune e tradizionale modo di pensare è una percentuale che si aggira intorno al 35%. Il 35% dei problemi che dobbiamo affrontare e risolvere non può essere risolto con il tradizionale modo di pensare.
E qui entra in gioco il cosiddetto design thinking con il quale, applicando la tecnica del pensiero laterale, riusciamo a trovare una soluzione di queste problematiche rispetto alle quali non riusciamo a individuare la causa, o, pur potendo individuare la causa o le cause, non riusciamo a rimuoverla o a rimuoverle.
Per questo 35% dei casi, il tradizionale modo di pensare non ci aiuta a trovare una soluzione del problema.
Anche nei casi in cui abbiamo una soluzione del problema basata sulla logica, sul pensiero verticale, è opportuno ricorrere al design thinking per potere trovare una soluzione o delle soluzioni migliori di quella che ci fornisce l’approccio standard, che potrebbe non essere la migliore soluzione, sotto vari punti di vista (costi, semplicità, rapidità e altri aspetti).
La tecnica del pensiero laterale, con i suoi tool, costituisce il metodo più efficace di risoluzione dei problemi, sia di quelli per cui il pensiero verticale non riesce a trovare una soluzione, ed è il 35% dei problemi che normalmente si presentano, in base agli studi effettuati dal Professor de Bono, sia per quelli che possono essere risolti con il pensiero verticale, con la logica, ma rispetto ai quali la tecnica del pensiero laterale può offrire soluzioni alternative e soluzioni maggiormente efficaci.
Come effettuare il reframing tramite il tool del focus
È di estrema importanza, nell’impiego della tecnica del pensiero laterale, il focus.
Possiamo avere due tipi di focus, un’area focus, che indica il settore in cui vogliamo generare nuove idee, il DOVE vogliamo generare nuove idee, e il purpose focus (o focus relativo allo scopo) che indica il PERCHÉ noi vogliamo generare nuove idee. E questo secondo tipo di focus, il purpose focus, consiste in un problema da risolvere, in un miglioramento da effettuare o in un compito da assolvere.
Sono di estrema importanza, per un’efficace soluzione dei problemi, le attività di definizione, ridefinizione e raffinamento del focus, in quanto solo in esito a tali attività, attuate mediante il tool del focus, che costituisce uno dei sette tool del pensiero laterale, potremo trovare una soluzione efficace del problema che si è presentato, e non di un diverso problema che pensavamo di avere e che dovrebbe essere quello a cui abbiamo pensato in quel momento in cui abbiamo effettuato la prima definizione del nostro focus.
Per effettuare il reframing di un problema utilizziamo il tool del focus, che ci consente appunto di effettuare la ridefinizione di un problema che ci sta bloccando, identificando quale è il reale problema che ci sta affliggendo, che ostacola il conseguimento dei nostri obiettivi, prima di procedere alla sua soluzione.
Vediamo innanzitutto la struttura e il funzionamento del template originale de Bono relativo a questo tool.
Si scrive nel box centrale con l’indicazione “Focus: Come …” il nostro focus, e poi procediamo verso l’alto, con l’attività di estensione o espansione del focus, o verso il basso, con l’attività di riduzione del focus. Entrambe queste attività servono a effettuare, a espletare, la ridefinizione del focus.
Passiamo ora all’illustrazione di un template originale de Bono, relativo alla ridefinizione del focus con specifico riferimento al caso che abbiamo ipotizzato della nave passeggeri che deve attraversare un canale e che impiega molto tempo nell’attraversamento, in considerazione delle caratteristiche del canale, caratteristiche rispetto alle quali il gestore del canale ha difficoltà a intervenire.
Partiamo dal focus originario, dalla originaria formulazione del problema, e scriviamo il focus nel box dedicato di questo template, “come rendere più veloce l’attraversamento del canale”.
Come abbiamo evidenziato, nell’attività di ridefinizione del focus possiamo espandere o estendere il focus, e si utilizzerà la parte alta di questo modello, ovvero ridurre il focus, e in questo caso si utilizzerà la parte bassa del modello.
Si inizia sempre dalla parte alta, ossia dall’attività di estensione o espansione del focus. Dobbiamo porci la domanda: “perché rendere più veloce l’attraversamento del canale?”, scrivendo nel box superiore lo stesso focus originario. E a questo punto procediamo verso l’alto, e individuiamo la ragione di un primo perché: “perché i passeggeri non vogliono passare troppo tempo a bordo della nave”.
Procediamo quindi a individuare la ragione di un secondo perché: “perché i passeggeri vogliono avere più tempo per visitare nuove località (o per avere nuove esperienze)”.
Siamo quindi giunti a una prima ridefinizione del focus relativo allo scopo, del focus relativo al problem solving, tramite l’individuazione di questa ragione del perché, ossia del “perché vogliamo rendere più veloce l’attraversamento del canale”. Attraverso l’individuazione di questa ragione del perché, possiamo definire il nuovo focus, che consiste nella ridefinizione dell’originario focus: con la ragione “perché i passeggeri non vogliono passare troppo tempo a bordo della nave”, ridefiniamo il focus in quello “come fare in modo che i passeggeri non passino troppo tempo a bordo della nave”.
Seconda ragione: “perché i passeggeri vogliono avere più tempo per visitare nuove località (o per avere nuove esperienze)”; attraverso l’individuazione di tale ragione del perché, ridefiniamo il focus in quello “come fare in modo che i passeggeri abbiano più tempo per visitare nuove località (o per avere nuove esperienze)”.
Abbiamo quindi nei due box superiori, relativi al “Come …”, i due nuovi focus ridefiniti, e, in base a questi due nuovi focus, possiamo procedere alla soluzione del reale problema, che non è costituito dalla lentezza dell’attraversamento del canale, ma dalla mancanza di esperienze nuove da parte dei passeggeri, o dalla noia dei passeggeri che non vogliono rimanere troppo tempo a bordo della nave, e in base a questi due nuovi focus ridefiniti possiamo generare nuove idee.
Con riferimento al primo focus, “come fare in modo che i passeggeri non passino troppo tempo a bordo della nave”, il concessionario potrebbe creare dei punti di sbarco lungo il percorso del canale.
Con riferimento a questo secondo focus ridefinito, ossia “come fare sì che i passeggeri abbiano più tempo per visitare nuove località (o per avere nuove esperienze)”, il gestore del canale può organizzare delle escursioni nei territori limitrofi, può organizzare delle visite guidate a luoghi di interesse storico e naturalistico nelle zone circostanti le chiuse, e può anche organizzare per i passeggeri delle esperienze enogastronomiche locali.
Questo per quanto concede l’attività di espansione o estensione del focus.
È poi possibile anche effettuare un’ulteriore attività di ridefinizione del focus, che è la cosiddetta attività di riduzione del focus.
Per l’attività di riduzione del focus ci dobbiamo porre anche in questo caso una domanda, utilizziamo la parte bassa del template, “cosa ci sta bloccando?”, e andiamo a individuare le barriere, nel caso di specie: le difficoltà tecniche che bloccano la velocizzazione dell’attraversamento del canale, le difficoltà di reperire figure professionali adeguate, o un budget limitato.
E anche qui procederemo con la ridefinizione del focus, cercando di individuare come superare queste difficoltà tecniche, come superare le difficoltà di reperire figure professionali adeguate, come superare il problema del budget limitato, come ovviare al limite del budget limitato.
Con questo template originale de Bono riusciamo pertanto a espandere o estendere l’originario focus, o a ridurlo, ponendoci una serie di domande.
Con riferimento all’attività di espansione, dobbiamo chiederci “perché …”, e inserire, dopo il perché, il focus da ridefinire.
Con riferimento all’attività di riduzione del focus abbiamo già la domanda standard, che è quella “cosa ci sta bloccando”, e poi procederemo all’individuazione delle varie barriere che bloccano la nostra attività, che ci impediscono il conseguimento del focus, costituito dal “come rendere più veloce l’attraversamento del canale”.
E poi procederemo alla ridefinizione di questo focus mediante la sua riduzione.
Le domande che ci aiutano a effettuare il reframing di un problema
Come si fa concretamente a riformulare un problema? Quali domande aiutano a riformulare un problema?
Il template de Bono sul focus prevede due domande. Una prima domanda, che ci aiuta all’espansione o estensione del focus, e una seconda domanda, che ci aiuta nell’effettuare la riduzione del focus. Si parte dal focus, nel caso di specie “come rendere più veloce l’attraversamento del canale”, e dobbiamo chiederci “perché …”, e aggiungiamo il focus, “rendere più veloce l’attraversamento del canale?” (prima domanda).
Per l’attività di riduzione del focus si parte sempre dall’originario focus, e in questo caso abbiamo una domanda standard, in quanto dobbiamo chiederci “cosa ci sta bloccando?” (seconda domanda), e tramite questa seconda domanda procediamo alla ridefinizione del focus, mediante la sua riduzione.
Con riferimento al caso della lentezza della navigazione del canale, il problema da risolvere non è quindi “come rendere più veloce l’attraversamento del canale”, problema che ci stava bloccando, ma è costituito dai due nuovi focus “come ridurre l’eccessiva durata della permanenza a bordo dei passeggeri durante l’attraversamento del canale”, primo focus ridefinito, “come consentire ai passeggeri di visitare nuove località (o di avere nuove esperienze) durante l’attraversamento del canale”, secondo focus ridefinito.
Come capire se stiamo risolvendo “il problema sbagliato”
Come capire se il problema è stato definito nel modo sbagliato?
Occorre effettuare una precisazione sul termine “sbagliato”. Tale termine può avere un primo possibile significato, costituito da quello di commettere un errore, non osservare determinate regole logiche, le boxes, che sono proprie del judgement praticato nell’adversarial thinking.
Può tuttavia avere un secondo possibile significato, il termine sbagliato, che è quello che fa riferimento allo scambiare, al prendere una persona o una cosa per un’altra, all’ingannarsi, illudersi, ossia ad avere una percezione povera o tenue o inefficace.
Sbagliare significa pertanto, con riferimento all’individuazione del problema sbagliato, al tentativo di soluzione del problema sbagliato, affrontare e tentare di risolvere un problema senza ridefinirlo e raffinarlo, senza individuare l’obiettivo che soddisfa le nostre esigenze che ci hanno indotto a pensare di avere il problema “X”, e che ci hanno portato subito a provare a individuare, a raggiungere, la sua soluzione.
Il problema definito nel modo sbagliato è pertanto il problema che abbiamo definito senza effettuare la sua ridefinizione/riformulazione.
Come si fa a capire se il problema che pensiamo di dovere risolvere è il problema sbagliato?
Abbiamo dei segnali precisi.
Primo segnale.
Continuate a cercare soluzioni senza trovarne di soddisfacenti. Siete in presenza di un loop, continuano a venire in mente sempre le stesse idee, che non risolvono il problema. Se avete provato molti approcci diversi e nessuno funziona, probabilmente state risolvendo il problema sbagliato.
Secondo segnale.
Le soluzioni richiedono risorse sproporzionate.
Nel caso del canale navigabile, tentare di renderne la navigazione più veloce (installando pompe più potenti e ammodernando le infrastrutture) avrebbe richiesto risorse difficilmente reperibili e investimenti enormi.
Terzo segnale.
Le persone coinvolte non sono d’accordo sulla natura del problema.
Se gli ingegneri dicono una cosa e gli utenti ne dicono un’altra, manca una definizione condivisa.
Risolvere problemi che ci bloccano con la tecnica dei Sei cappelli per pensare
Anche la tecnica dei Sei cappelli per pensare o tecnica del pensiero parallelo, è utile per risolvere problemi che ci bloccano, innanzitutto in quanto potenzia le nostre percezioni, aiutandoci a identificare in modo efficace il problema che desideriamo risolvere.
Inoltre tale tecnica ci consente di realizzare sequenze per la soluzione di problemi, di cui ho trattato in un precedente articolo nel blog e in un precedente video, nelle quali, chi indossa il cappello blu, che organizza e dirige la sessione di pensiero, dovendo stabilire il focus della sessione di pensiero, procederà anche alla ridefinizione e al raffinamento dell’originario focus, prima di passare alla soluzione del problema.
Risolvere problemi che ci bloccano con la tecnica del pensiero strategico
Anche la tecnica del pensiero strategico, o strategic thinking, di cui ho trattato in precedenti articoli presenti nel blog e in precedenti video che potete consultare tramite i link presenti nella descrizione del video che trovate in alto, viene impiegata nell’attività di problem solving, poiché tale tecnica di pensiero è funzionale alla messa a fuoco degli obiettivi in generale e dei problemi da risolvere in particolare, mentre al conseguimento degli obiettivi e alla soluzione dei problemi sono dedicate le successive attività della pianificazione strategica (“strategic planning”), e dell’implementazione strategica (“strategic implementation”).
Cosa vi propongo di fare
Pensate alle vostre riunioni, soprattutto alle sessioni in cui valutate idee generate dal team.
Quante volte le emozioni hanno ostacolato il dialogo? Quante volte la percezione limitata del problema ha bloccato soluzioni innovative?
Questi blocchi non derivano da mancanza di competenza. Derivano da una gestione inefficiente delle emozioni e da una percezione inadeguata del problema reale, al cui superamento contribuiscono sia il pensiero parallelo, attuato mediante la tecnica dei Sei cappelli per pensare, sia la ridefinizione del focus, costituito dal problema da risolvere, attuata sia mediante l’impiego del cappello blu nella tecnica dei Sei cappelli per pensare, sia mediante le tecniche del pensiero laterale e del pensiero strategico.
Le tecniche di pensiero del Professor Edward de Bono offrono strumenti concreti. Non teoria astratta. Strumenti applicabili immediatamente nella vostra realtà aziendale. Il pensiero laterale vi permette di uscire dai percorsi abituali. Il pensiero strategico vi guida nella messa a fuoco dei problemi, o, più in generale, degli obiettivi che intendete conseguire. I Sei cappelli per pensare strutturano il dialogo eliminando conflitti improduttivi.
Se la vostra organizzazione affronta problemi che sembrano irrisolvibili, forse state definendo il problema nel modo sbagliato.
Contattatemi per scoprire come applicare queste tecniche nella vostra realtà aziendale. Non vi offro consulenza generica. Vi offro strumenti concreti, che potete iniziare a utilizzare immediatamente. Occorre essere consapevoli che il problema più grande non è non avere soluzioni. Il problema più grande è risolvere (o provare a risolvere) il problema sbagliato.
Prenotate una consulenza gratuita di 30 minuti e ne parliamo insieme.
